理想の展示会施工業者選び～１小間から大ブース、デザインから運営まで
１．展示会を任せる理想の会社って？
展示会に出展される企業のご担当者様にとって、展示会業者の選定は大きな悩みだと思います。
これまで懇意にしてきた業者は、説明が少なく済んで楽だけど、提案力に乏しい、新鮮味が無い・・・。
かといって、どうやって新しい業者を選べばいいのか分からない・・・。
また、会社から予算の削減や効果測定・DX化を命じられたが、全く見当がつかない・・・。
長年業務を任されているご担当者様でも苦労が多い展示会出展の進行ですから、急に展示会を担当することになった方にとっては、どこから手を付ければいいのか悩みも深いのではないでしょうか。
２．展示会業者選び７つのチェックポイント
当記事では展示会ブースの企画や施工、運営に新たな提案が欲しいとき、どんな業者に声を掛けるべきか、押さえておくポイントについて紹介していきます。
ポイント１
実績のある会社
展示会出展は、会社にとって予算も労力もかかる大切な取り組みです。
見込み客の集客からリードの獲得などビジネスの成果を出さなければいけませんが、それ以前に企画進行、施工や運営では安全面の配慮が必要になってきます。
まずは任せて安心な会社かどうか、見極めて選定する必要があります。
そんな時は、ホームページを見ると、その会社の展示会企画・施工事例を見ることができます。
▼ビーツの展示会事例はこちら！
もし意図する出展内容に近い事例があったり、なんだかおもしろそうな会社には一度、問い合わせを入れてみるのもいいと思います。
また、事例からどんな企業が依頼しているか、どんな規模の展示会が得意なのかを知るのも重要です。
有名企業の展示会ブースを請け負っている会社は、ある程度の信頼が期待できますし、それでいて１小間や２小間のブースの事例もあれば、規模の大小に関わらず対応してくれることが分かります。
ポイント２
業務をひとつでも多く任せられる会社
展示会出展には決めなければならない内容が実に数多くあります。
展示会推進の流れ（例）
これらをひとつひとつ期日までに決定して、修正して、、、。
ご担当者様は、上司へのご報告や、社内の調整も必要ですから、展示会の出展準備は直前までバタバタと時間がかかるものでした。
これでは働き方改革もあったものではありません。
展示会業者の選定では、ブースづくりに伴うデザインや図面制作、施工、運営など基本的なことのほかに、どこまで幅広く対応可能かを確認しましょう。
最新の集客策やおしゃれな招待状のデザイン、楽しいイベント企画から、表示パネル製作、コンパニオンの手配や体調管理、来場記念品の手配、さらには社内報告資料作成や、困った時の愚痴の相手まで、ありとあらゆるすべてを任せ、相談できる会社があれば、それが理想です。
展示会業務を幅広く１社に任せられれば、ミーティングの回数も時間も減少するだけでなく、情報共有の漏れなどもなくなります。 そして関与する業者の数が増えれば増えるほど、お金も時間もかかってしまう傾向に歯止めを掛けられるかもしれません。
ポイント３
コスト対応力がある会社
先述のようななんでも対応できるオールインワンをうたう会社は、広告代理店や企画・プランニング会社などに多く、こうした展示会「代理店」の見積もり価格は、外注になるので割高になるといわれていました。
１小間や２小間といった小さなブース企画では声が掛けづらかったと思います。
しかし会社によっては、さまざまな企業努力で、見積もりを取ってみたら既存業者より安かった、価格はほぼ同じで内容はもっと優れていた、対応速度が速かった、みたいなこともあるものです。
ホームページを見て気になる展示会業者がいたら、見積もりだけでも取ってみるのが得策です。
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ポイント４
ゼロベースで考えてくれる会社
展示会を事業としている会社なら、クライアント企業の要望を聞いて、デザインや運営の提案をしてくれるのは当然です。
でも課題は「変えたい」ではないでしょうか？
いくら低価格で対応してくれる業者でも、提案がなかったり、変わり映えのしない展示会ブースではがっかりですよね。
展示会業者選定の大切な要素に、ゼロベースで考えてくれる、そんな技量とマインドを持った会社であること、があります。１小間や２小間でもあなたの「変えたい」思いに応えてくれる、そんな会社を選ぶべきです。
ポイント５
デジタルに強い会社
時代とともに展示会も変わります。
ビジネスのさまざまなシーンでDX化が求められる今、展示会にもデジタル化、DX化が求められることが増えてきています。
表示パネルをデジタルサイネージに変えることで、より表現豊かに企業の商品やサービスを提案できたり、今ではAIカメラなどさまざまな計測機器で、コーナーごとの興味と関心を数値化したり、ブースレイアウトの最適化が図れたりします。
また、ビッグサイトや幕張メッセなどの展示会場と、全国の拠点や生産地をリモートでつないで接客・商談するなどデジタルの活用はどんどん広がっています。
デジタルの活用はこうした提案力の向上のほか、移動経費の削減などコストダウンや、スタッフ配置の最適化による業務負担の軽減につながる側面もあります。 デジタルに精通した会社があれば積極的に問い合わせをしてみましょう。
ポイント６
スピード感のある会社
仕事のテンポが合わない業者との協働はとてもつらいものです。
上司に報告を求められているのに、提案や図面のアップを待ってイライラするとほかの仕事にも影響してしまいそうです。
見積もりの提示、デザインの提案はもちろん、次回のミーティングの段取りまで、とにかくてきぱきと提示してくれる業者は頼もしいものです。そんな会社なら短納期の展示会出展も安心して頼めます。
ポイント７
最後は、熱意のある会社
展示会の準備は工数の多い、とても大変な作業です。
展示会業者に時には無理をお願いしなければいけない時も出てきます。
ほとんど決まっていた内容を、施工直前にガラッと変えないといけない・・・なんてこともあるかもしれません。
全くのゼロから１週間でぜんぶ決めないといけない！ということもあるかもしれません。
また、現場で急に修正や追加が必要になっても上司からの指示であればなんとかしなくてないけません。
そんな時、どんな無理なお願いでも、なんとかできる方法はないか一緒に考えてくれる、熱意を持った会社こそ最終的に選定すべき会社だと思います。
３．そんな会社あるの？
ここまで展示会を任せる理想の会社について書いてきました。
実績があって、何でもできて、安くて、短納期にも対応できて、最新のデジタルにも強く、熱意がある。
そんな会社あるの？と思うご担当者様もいるかと思います。
あるんです！
それが、私たち株式会社ビーツです。
短納期の案件でも、少し先の出展の話でも、１小間ブースでも。
ぜひお気軽に、お問い合わせください。
ここからは、ビーツの特長を簡単にお伝えさせていただきます。
■ビーツなら大小展示会のご提案、御見積が無料！
ビーツでは御社の展示会課題をお伺いして、ご相談のうえ、ご提案・御見積までを無料で行っています。詳しくは下記よりお問い合わせください。
■集客から商品実演、DXまでアイデアいっぱい！
ビーツならブース施工はもちろん、集客策から、デジタル技術を手軽に導入できる無人接客、ゲームもご用意。店頭販促の知見を活かした商品実演アイデアもご提案できます。
■展示会を効果測定！ブース企画、改善、報告にノウハウ充実 ！
ヒートマップ計測で、お客様の動線を見える化、 スタッフの配置改善につなげる他、次回に向けての 効果検証、レポーティング、ブースの最適化が行えます。
■展示会の細かな準備も丸ごと請負 ！
広告制作会社のビーツだから、展示会の企画～運営は もちろん動画・パンフレット、人材、ノベルティまで全てお任せできます。ご担当者様の手間を一気に解決します。
■「低予算」「短納期」対応、御見積だけでも相談OK！
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【コラム】展示会業者４タイプ
展示会の企画や施工を請け負う会社は多種多様で、施工専門会社、広告代理店、デザイン事務所、マーケティング会社などがあります。 それぞれに傾向がありますので、簡単にご説明いたします。
【１】施工専門会社
展示会の施工を専門に行っている会社です。
経験、実績が多く、安心して任せられるのはもちろん、ブース部材を自社で持っていることもあるため、コストが抑えられる点がメリットになります。 傾向としては小規模、小コマ数のブース製作でコストメリットが出ることが多いようです。
【２】広告代理店
様々な業者をパートナーとしており、対応力の広さが強みになります。
その表裏としてすべて外注になるので、クオリティの高い提案はそれなりのコストがかかること、予算の少ない案件は対応しない場合がることなどが懸念点になります。
【３】デザイン事務所
トレンドを取り入れたブースデザインで差をつけたい、そんなときはデザイン事務所に依頼するメリットがあります。選定には、展示会ブースデザインの実績があることが必要で、それには会社のホームページの確認が欠かせません。 デザイン事務所の場合、施工や運営、その他の準備物手配は他の会社に依頼することになるので、作業負担が多くなるのがデメリットです。
【４】企画・プランニング会社
販売促進やマーケティングを事業とする会社で、展示会ブースのデザイン・図面、施工・運営だけでなく、目標設定や課題の検証段階から伴走し、展示会ブースをマーケティング視点で企画します。
企画力がメリットになるため、デザインや施工は外注になり、コストは高くなる傾向があります。 またコンパニオンの手配や招待状の制作など準備物が多い場合は、すべてをお任せできる点がメリットになります。
展示会ブースをマーケティングの一環として考える場合、企画・プランニングを特長とする会社は何でも相談できるパートナーになります。
どの業務形態にも一長一短があるのは当然ですが、今では同じ施工会社や広告代理店でも様々な個性があります。 求めるのは新しいブースデザインなのか、低価格なのか、短納期なのかなど、目的を明確にしたうえで、 ホームページを検索し、想いにかないそうな会社に問い合わせをする、それが展示会成功への近道だと思います。
▼出展を成功に導く「展示会出展の基本」マニュアル
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