社内情報共有ツールとしてのデジタルサイネージ～導入事例もご紹介

社内の情報共有を効率化するためにナレッジ・情報共有ツールを導入する企業が増えています。

企業ごとの目的に合ったナレッジ・情報共有ツールを活用することは、業務効率化と生産性向上の他、社内のコミュニケーションも活性化します。

しかしパソコンやデバイス等個人端末を活用した情報共有ツールだけでは十分でない場合があります。

見逃しや、リテラシーの問題、そもそも端末を持たない社員、スタッフに情報共有できないなどです。

「働き方改革」や「コロナ禍によるテレワーク推奨」などで環境の変化が激しい現在のオフィス環境において、社員同士のコミュニケーションが課題となっています。

情報共有の漏れを防ぎ、共通の意識喚起を促すことは出社状況がバラバラ状態では困難といえるでしょう。

従来は、電話やメール、掲示板などが活用されてきましたが、現在では、さらにコミュニケーションを活性化させる便利なツールが登場しています。

そこで注目したいのが、オフィスサイネージです。

近年、広告や案内板などでよく見られるようになったデジタルサイネージを、社内の情報共有ツールとしてオフィス内やエントランス、休憩室などの共有空間に設置することにより社内で情報共有や業務の効率化が可能になります。

さまざまな社員に向けて、必要な情報を必要なタイミングで伝えるのは難しく、総務部や人事部からのお知らせや情報をメールや情報共有ツールのチャットなどで発信したとしても、日々大量のメールや連絡が行き来する社員にとって読む必要が有る情報なのか、その判断は受け取る側に委ねられてしまいます。

その結果、情報伝達に漏れが生じる可能性があります。

総務や人事部の大切な情報やお知らせは、発信して終わりというわけにはいきません。

その点、オフィスサイネージを設置し従業員に周知させたい情報を繰り返し配信することで、オフィスの全員に漏れなく同じ情報を何度も伝えることができます。

毎日繰り返し情報を流すことは、社員への意識づけにつながります。例えば、注意事項や書類提出の締切日程の連絡など、社員の意識に浸透させたい時にはオフィスサイネージは有効といえるでしょう。

先程は社員へ情報を漏れなく発信するという用途をご紹介しましたが、放映するコンテンツとして有効なのは連絡事項やメッセージなどだけではありません。

PC業務を主とされる方々は中々席を立つ機会が無いため、他部署との方との交流や情報などを知る機会が少ないという課題がありますが、例えば、社内イベントの日時や内容を表示したり、新入社員の自己紹介や社内イベントの映像を流したり、社員同士の会話のきっかけになるような楽しいコンテンツがおすすめです。

業務内容だけでなく、占いや近隣の人気レストランなど息抜きのコンテンツを放映すことによりリラックス時間を活用して社員への気づきを促し、社内コミュニケーションの活性化、生産性の向上にも効果を発揮します。

台風や地震など、災害などの緊急時には、リアルタイム配信を使って、社員に情報を共有。

安全確保の手段にもなります。

緊急時は通信ネットワークも混雑して災害情報にアクセスできなくなる可能性があるため、オフィスに勤務する従業員だけでなく、来客されているお客様にも、オフィスサイネージで、いち早く安全な情報を提供することができます。

工場や倉庫などに勤務される方で社用のパソコンを貸与されていないスタッフにもサイネージを通じて情報を共有することができます。

メールなどのパソコンを使用した伝達は、工場での作業員様やアルバイトスタッフなど、パソコンを見る機会が少ない人には情報伝達に差が出てしまいます。

ポスターなどでは貼り替えの手間や印刷のコストもかかります。

またポスターに比べて目に入りやすいものメリットです。

５つ目のメリットは社外の方向けの紹介へとつながる点です。

オフィスのエントランスや受付は、お越しいただいたお客さまやビジネスパートナーとの最初の接点となります。

そこでデジタルサイネージを活用することによって、効果的に情報伝達やブランディングをはかることができるのです。

配信するコンテンツの例としては、自社の沿革や事業説明や強み、商品の紹介や特徴などをエントランスでお待たせしている時間に、見てもらうことにより効果的に自社を知ってもらうことが可能です。

また、フロアマップを放映してお客さまが訪問したい部署のある場所をお伝えしご案内することもできます。

サイネージの使用は先進的なオフィス環境をアピールする事にもなります。

オフィスサイネージは従業員への注意喚起にも大きな力になります。

常に目に入る場所にトラブル、コンプライアンス違反、クレーム情報などが表示されれば、注目度も高くトラブルを未然に防ぐことにつながり社内意識も高まります。

ここまでオフィスへのサイネージ導入のメリットと期待される効果についてご説明しましたが、実際導入に向けて検討される際に懸念されることはサイネージへのコンテンツ配信はどのように行うのかというところです。

デジタルサイネージには、スタンドアローン型、クラウド型、大きく２つの種類があります。

まずはこれらふたつの違いを把握しましょう。

サイネージ（ディスプレイ）にUSBメモリーやSDカードを差し込み、同じ動画データなどを定期的に、繰り返し映し出します。

メリット

インターネット環境がいらないので、設置するだけで利用できます。

デメリット

USBを差し替えるなど配信内容を手軽に変更できないので、更新が多い場合は手間と労力がかかります。

また情報更新するときはサイネージ1台、1台を個別に操作する必要があります。

クラウドに画像や動画をアップロードし、それぞれのモニターに映し出します。

クラウド型サイネージは売上速報や会議室の空き情報などなどリアルタイムで伝えたい情報の共有に向いています。

メリット

各地にある複数のオフィス、工場でも一括で情報の更新ができます。

リアルタイムで情報共有ができるので、ビジネスオフィスに向いていると言えます。

デメリット

ネットワーク環境が必要になります。

テレワークを導入されている企業が多く出社回数が必然的に減っている昨今において、USBやSDカードにコンテンツを落とし込み、会社に出社しサイネージに挿し込むという作業は手間なように感じる方も多いかと思います。

オフィスサイネージには、クラウド型サイネージシステムが向いています。

数あるクラウド型サイネージシステムの中で、オフィスでの使用におすすめしたいのが「クラモニ」です。

「クラモニ」は設置時にサイネージとHDMIケーブルで繋ぐだけという簡単な初期作業で設置が完了します。

サイネージのクラウド化によりコンテンツ配信は自宅のパソコンから行うことができるので、テレワークなどでも問題なく作業できます。

「クラモニ」は様々な業界・企業様への導入実績が多数あります。

選ばれる理由は、

●1台あたり月額200円からご利用可能

多くの拠点や各フロアに多くのデジタルサイネージが必要な企業様や、まずテストで少数お試しされる企業様にご評価をいただいています。

●使いやすいUIで、ワンタッチ配信

専業でDXを請け負う社員がいない、デジタルリテラシーが高くないなど「うちはアナログな会社だから」というご担当者様にも好評です。

●全国一斉配信＆エリア等でグルーピング可能

拠点やエリアのカンパニーごとに違う内容を本部で一括配信できる便利さが実際の利用シーンで評価されえています。

●保守とサポート

全国への設置から、安心の保守・保証、使い方のお問い合わせ対応など、運用サポートの面でも高い評価があります。

▼クラウド型のオフィスサイネージにおすすめの「クラモニ」につきまして、詳しくは下記よりご確認ください

「クラモニ」を社内情報共有に活用いただいている事例をご紹介いたします。

大阪ガスマーケティング株式会社様

●確実な周知が必要な情報発信から、セミナーの告知、星占いまで有効活用

●薄くなりがちな社内コミュニケーションの活性化に

●コストと利便性を上長様も評価

詳しくはこちらをご覧ください！

東京ヤクルト販売株式会社様

●社内の情報周知のためクラウドモニターを検討

●4社から検討、コスト・サイネージ手配で「クラモニ」に決定

●サイネージ動画ならではの効果を実感

詳しくはこちらをご覧ください！

社内情報共有やコミュニケーションは企業にとって欠かせない取り組みであり、昨今の大幅な環境の変化により、その重要性はますます高まっています。

ナレッジ・社内情報共有ツールでは運用する側も、受け取る側にもリテラシーが求められます。

メーリングリストや、わざわざ見にいかなければいけないメールではつい開くのを後回しにしてしまいがちです。

かといって紙の掲示板では目立たず、乱雑になりがちで、誰も見なくなってしまいます。

その点オフィスサイネージは、いつも従業員の目に入る場所、通る場所にあり情報を動きや音も合わせて伝えていくことができます。

社内の情報伝達や情報共有がうまくいき、社内のコミュニケーションが活性化すれば社員の満足、さらには顧客の満足につながるはずです。

「クラモニ」はハードウェアからコンテンツ制作、配信までワンストップでご提案可能です。

ご希望をお聞かせ頂ければ、最適なソリューションをご提案いたします。

お気軽にご相談ください。